Business

3 kỹ năng nâng cao năng suất làm việc hiệu quả

Quản lý thời gian là điều cần thiết để đảm bảo bạn làm việc hiệu quả nhất có thể. Tìm hiểu kỹ năng nâng cao năng suất làm việc của bạn với các công cụ cộng tác trên đám mây, cũng như cách nắm vững mức độ ưu tiên và ủy quyền có thể giúp bạn tối đa hóa hiệu quả trong công việc.

I. Quản lý thời gian hiệu quả – nâng cao năng suất làm việc

Cải thiện quản lý thời gian của bạn là đặt mục tiêu cho những gì bạn muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định và ưu tiên các nhiệm vụ cần chú ý nhất.

Trong bài học này, chúng ta sẽ xác định những kẻ trộm thời gian phổ biến khiến bạn làm việc kém hiệu quả hơn, cũng như một số mẹo và thủ thuật đơn giản để cải thiện năng suất và quản lý thời gian của bạn.

Vì vậy, ai hoặc cái gì đang đánh cắp thời gian của bạn?

Trong suốt một ngày, có thể có rất nhiều phiền nhiễu kéo bạn ra khỏi công việc. Đây có thể là những việc nhỏ, chẳng hạn như trả lời cuộc gọi điện thoại và email, trả lời câu hỏi từ đồng nghiệp hoặc có thể là những nhiệm vụ suy nghĩ quá mức.

Nếu bạn đang cố gắng tập trung trong một văn phòng ồn ào hoặc không có thiết bị cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả, có thể chính môi trường làm việc đang khiến bạn mất tập trung. Hoặc, có thể là những phần không thể thiếu trong ngày của bạn đang khiến bạn làm việc kém hiệu quả hơn, chẳng hạn như di chuyển và đi họp.

Cho dù đó là sự trì hoãn, các yếu tố bên ngoài hay sự gián đoạn ảnh hưởng đến lượng thời gian làm việc trong ngày của bạn, xác định những điều phiền nhiễu này là bước đầu tiên để làm việc hiệu quả hơn.

Bắt đầu bằng cách ghi lại thời gian bạn hoàn thành các nhiệm vụ riêng lẻ. Ghi lại khoảng thời gian bạn dành cho các công việc hàng ngày là một bước quan trọng để đảm bảo rằng bạn tận dụng tối đa thời gian bạn có. Và sẽ cho phép bạn xác định các hành vi hoặc yếu tố mà bạn có thể không nhận ra đang đánh cắp thời gian của bạn – chẳng hạn như tham gia quá nhiều vào các cuộc họp.

Hãy thử tạo một bảng chấm công hoặc nhật ký hàng ngày, có thể được thực hiện bằng các công cụ trực tuyến như bảng tính hoặc viết trong sổ tay.

Chìa khóa thành công ở đây là chi tiết hóa mọi thứ – mọi tác vụ, sự gián đoạn, cuộc gọi hay thời gian di chuyển. Tốt nhất, bạn nên tìm cách thu thập thông tin này trong một khoảng thời gian dài (chẳng hạn một hoặc hai tuần) để có thông tin chính xác về thời gian của bạn.

Bước tiếp theo là liệt kê những gián đoạn bạn đã xác định và xem xét cách giảm thiểu chúng.

Các công cụ năng suất trực tuyến như Zalo, Asana, Basecamp và Google Keep có thể giúp bạn tạo danh sách việc cần làm trong môi trường kỹ thuật số. Quản lý công việc và lập kế hoạch trong ngày của bạn. Một số thậm chí sẽ cho phép bạn giao nhiệm vụ cho người khác hoặc gửi cho bạn những lời nhắc nhở thân thiện khi thời hạn sắp đến. Nhiều công cụ trong số này là miễn phí và một số có phiên bản miễn phí cho các nhóm nhỏ hơn.

Hãy nhớ một điều thực tế: Cố gắng làm quá nhiều có thể khiến năng suất làm việc giảm sút, chưa kể đến tinh thần. Bắt đầu với danh sách việc cần làm được ưu tiên, trên giấy hoặc sử dụng một trong các công cụ trực tuyến mà chúng tôi đã đề cập. Đánh dấu mọi thứ trong danh sách việc cần làm đó là động lực tuyệt vời và sẽ giúp bạn tạo động lực để hoàn thành công việc.

Dưới đây là năm mẹo hàng đầu mà bạn có thể tích hợp vào thói quen hàng ngày của mình để giúp tăng năng suất hàng ngày:

  1. Tập trung vào các cuộc họp: Hãy chú ý tránh những cuộc họp không cần thiết không yêu cầu hoặc không có lợi cho bạn. Thời gian của bạn là quý giá – hãy sử dụng nó một cách khôn ngoan. Nếu bạn là người lên lịch cuộc họp, hãy đặt kỳ vọng rõ ràng, cung cấp trước tất cả các tài liệu tham khảo, bắt đầu và kết thúc đúng giờ.
  2. Tạo danh sách việc cần làm hàng ngày: Tập thói quen tạo danh sách ưu tiên tất cả những việc cần đạt được mỗi ngày.
  3. Nghỉ giải lao: Ngồi vào bàn làm việc cả ngày có thể trông hiệu quả, nhưng nghỉ ngơi 5-10 phút khi cảm thấy mệt mỏi có thể tăng cường sự tập trung của bạn, đặc biệt nếu bạn căng thẳng.
  4. Loại bỏ phiền nhiễu: Cho mọi người biết bạn không muốn bị quấy rầy hoặc chuyển đến một bộ phận khác của văn phòng để giúp giảm thiểu sự xao lãng.
  5. Ngủ: Thiếu ngủ có thể ảnh hưởng đến cách bạn làm việc, vì vậy hãy cố gắng nghỉ ngơi vào buổi tối để chuẩn bị cho ngày mới.

Làm việc hiệu quả hơn không nhất thiết có nghĩa là những phiền nhiễu hàng ngày đó sẽ biến mất: bạn sẽ vẫn phải trả lời email, trả lời câu hỏi và đi họp, nhưng bạn phải có thể đảm bảo rằng mình làm việc hiệu quả nhất có thể.

Việc cải thiện quản lý thời gian của bạn có thể có lợi cả về mặt cá nhân và nghề nghiệp – từ việc giảm căng thẳng và giảm thiểu sai lầm để cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy nghĩ về những kẻ trộm thời gian trong ngày của bạn và xem xét các quy trình bạn có thể áp dụng để giảm thiểu chúng.

nang-cao-nang-suat-lam-viec

II. Sắp xếp thứ tự ưu tiên và giao nhiệm vụ

Trong thế giới hiện đại, con người bận rộn hơn bao giờ hết, khi bạn có một danh sách việc cần làm dài như cánh tay của mình, đôi khi công việc có thể khiến bạn hơi quá tải. Sắp xếp thứ tự ưu tiên và ủy quyền cho người hỗ trợ đáng tin cậy có thể giúp đỡ bạn.

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét các lợi ích của việc ưu tiên và ủy quyền cũng như phác thảo một số đề xuất để giúp bạn quản lý các công việc hàng ngày.

Có nhiều tình huống mà thời gian là rất quan trọng, cho dù bạn đang trong quá trình học một kỹ năng mới, bắt đầu một công việc mới hay điều hành công ty của riêng bạn.

Đây là lý do tại sao ưu tiên là chìa khóa thành công:

  • Nó cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, tạo ra cảm giác có mục đích và rõ ràng
  • Nó làm cho khối lượng công việc của bạn dễ quản lý hơn, bằng cách chia nhỏ nó thành nhiều phần dễ hoàn thành hơn
  • Nó tạo điều kiện cho hiệu quả và giúp bạn sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan hơn
  • Nó giúp bạn xác định các khu vực có vấn đề, cho bạn cơ hội sửa đổi, loại bỏ hoặc ủy quyền nhiệm vụ.

Vậy bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên khối lượng công việc của mình như thế nào? Hãy xem Ma trận Eisenhower có thể giúp ích như thế nào. Ma trận Eisenhower bao gồm bốn phần dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp, cho phép bạn điều chỉnh hành động của mình cho phù hợp với mục tiêu hoặc mục tiêu cụ thể.

Bằng cách xác định nhiệm vụ nào là khẩn cấp nhất, bạn có thể sắp xếp khối lượng công việc một cách hiệu quả cho một ngày làm việc hiệu quả hơn.

Bắt đầu bằng cách liệt kê các nhiệm vụ của bạn. Điều này có thể bao gồm viết một bài đăng blog mới hoặc theo dõi khách hàng tiềm năng.

Tiếp theo, sắp xếp các nhiệm vụ của bạn vào bốn góc phần tư của ma trận. Vị trí của họ sẽ phụ thuộc vào cách bạn xác định các nhiệm vụ của mình theo mức độ quan trọng:

  • Khẩn cấp và quan trọng. Đây là những công việc bạn nên hoàn thành ngay lập tức, chẳng hạn như xem xét một báo cáo quan trọng cần được xuất bản ngay lập tức.
  • Quan trọng, nhưng không khẩn cấp. Những nhiệm vụ này nên được lên lịch để hoàn thành sau đó, chẳng hạn như tổ chức cuộc gọi tiếp theo với nhà cung cấp tiềm năng trong thời gian vài tuần.
  • Khẩn cấp, nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này nên được giao cho người khác, ví dụ, lên lịch thời gian họp.
  • Không khẩn cấp cũng không quan trọng. Chúng có thể bao gồm những thứ gây xao nhãng chẳng hạn như đi mua đồ trang trí văn phòng mới. Bạn có thể xóa hoàn toàn các tác vụ này khỏi danh sách của mình.
  • Khi hoàn thành ma trận, hãy thử giới hạn bản thân ở mười nhiệm vụ trên mỗi góc phần tư và cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ được liệt kê trước khi thêm nhiệm vụ mới.

Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower

Khi bạn đã sắp xếp khối lượng công việc của mình dựa trên các mức độ ưu tiên, có thể hiển nhiên rằng bạn không thể tự mình đáp ứng một số thời hạn. Đây là nơi ủy quyền có thể là một trợ giúp tuyệt vời.

Bằng cách giao cho những người có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể của một dự án lớn hơn, công việc có thể được hoàn thành một cách hiệu quả hơn.

Chìa khóa cần nhớ khi ủy quyền là phát huy thế mạnh của mọi người. Bạn cũng nên đảm bảo giải thích rõ ràng yêu cầu của mỗi người, đặt thời hạn rõ ràng và kiểm tra tiến độ định kỳ để đảm bảo mọi thứ diễn ra tốt đẹp.

Khi nói đến khối lượng công việc của bạn, hãy thử thực hiện các mẹo trong phần này để làm cho danh sách kiểm tra đó được thực hiện nhanh hơn và hiệu quả hơn. Hãy suy nghĩ về khối lượng công việc hiện tại của bạn và xem liệu Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và có tổ chức hơn không.

III. Làm việc trên cloud (đám mây)

Với việc các doanh nghiệp trực tuyến phát triển thành toàn cầu hơn, kết nối với mọi người ở các múi giờ hoặc địa điểm khác nhau đang trở thành một cách làm việc ngày càng phổ biến.

Phần mềm đám mây cho phép bạn cộng tác với những người khác cùng một nhiệm vụ trong thời gian thực, cho dù họ đang ngồi đối diện với bạn hay ở lục địa khác. Hãy cùng khám phá những lợi ích khi làm việc trên đám mây có thể mang lại, cũng như một số điều nên làm và không nên làm theo cách này.

Các nền tảng cộng tác dựa trên đám mây như G Suite và Office 365 cho phép bạn chia sẻ, chỉnh sửa và làm việc với những người khác đồng thời trên các dự án. Cộng tác trên tài liệu văn bản, bảng tính và bản trình bày trong đám mây cho phép bạn thêm nội dung, chỉnh sửa và thảo luận khi những người khác làm việc trong các tài liệu này, tất cả đều theo thời gian thực.

Ví dụ: hình dung một nhóm làm việc trong một dự án không gian với các kỹ sư từ khắp nơi trên thế giới. Các cuộc gặp mặt trực tiếp là rất tốt, nhưng không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được, vì vậy họ sử dụng cộng tác đám mây để làm việc trên các tài liệu dự án, giúp họ tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Mọi người liên quan có thể được cấp quyền truy cập cần thiết cho vai trò của họ, từ chế độ chỉ xem đến chế độ chỉnh sửa đầy đủ.

Nếu không có đám mây, mỗi thành viên sẽ phải làm việc trên một tài liệu riêng lẻ và sau đó chuyển nó cho người tiếp theo khi họ hoàn thành, dẫn đến sự chậm trễ đáng kể. Ngoài ra, mỗi thành viên trong nhóm có thể tạo một phiên bản mới của tài liệu để chỉnh sửa, gây khó khăn cho việc theo dõi các thay đổi và theo dõi phiên bản nào mới nhất. Cả hai tùy chọn đều làm cho quá trình cộng tác chậm và không hiệu quả, với các vấn đề mất nhiều thời gian hơn để giải quyết.

Mặt khác, làm việc trên đám mây có thể tiết kiệm thời gian kinh doanh và tiền bạc, cũng như đảm bảo tính minh bạch cho mọi người làm việc trong dự án. Các thành viên dự án có thể truy cập thông tin trên máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại thông minh của họ, bất cứ khi nào họ cần.

Lợi ích của cộng tác đám mây là rất rõ ràng, nhưng trước khi bạn bắt đầu làm việc theo cách này, hãy đề cập đến một số phương pháp hay nhất để đảm bảo bạn tận dụng tối đa các nền tảng này:

  • Để bắt đầu, một kết nối internet ổn định là rất quan trọng khi làm việc trên đám mây để đảm bảo bạn không bị gián đoạn bởi các sự cố kết nối
  • Tiếp theo, các tính năng làm việc ngoại tuyến không phải lúc nào cũng được thiết lập theo mặc định, vì vậy bạn sẽ muốn bật chúng vì chúng có thể giúp tránh mất công việc chưa lưu và cho phép bạn tiếp tục làm việc nếu bạn đột ngột ngoại tuyến
  • Bạn cũng nên xem lại mức độ truy cập của mỗi người dùng đối với tài liệu đám mây để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ khi làm việc cộng tác. Một số có thể cần quyền chỉnh sửa đầy đủ đối với tài liệu, một số có thể chỉ cần có quyền nhận xét, trong khi những người khác chỉ cần quyền truy cập để xem tệp
  • Cuối cùng, điều quan trọng là phải đưa ra quy ước đặt tên được công nhận để mọi người trong nhóm có thể dễ dàng định vị các tệp trong đám mây.

Bây giờ chúng ta đã thảo luận về lợi ích của cộng tác trên đám mây, hãy xem xét một số phương pháp hay nhất để làm việc theo cách này và suy nghĩ về cách cộng tác trên đám mây có thể làm cho thời gian trực tuyến của bạn hiệu quả hơn.

IV. Tóm tắt nội dung

1. Bạn tự hỏi thời gian đã trôi đi đâu và ước có nhiều giờ hơn trong ngày? Nắm vững cách quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết có thể giúp bạn luôn ngăn nắp, hiệu quả và hạnh phúc.

Trong phần này, bạn sẽ học cách xác định thời gian hiện tại của mình cũng như các mẹo và công cụ để cải thiện hiệu quả và quản lý thời gian tổng thể trong công việc.

2. Một danh sách việc cần làm không có thời điểm kết thúc, có thể khiến ngay cả những người làm việc hiệu quả nhất trong chúng ta đôi khi cũng cảm thấy hơi choáng ngợp.

Bạn bắt đầu từ đâu và làm thế nào để biết những nhiệm vụ nào có thể giao cho người khác? Nghệ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên và ủy quyền là bước đầu tiên để giải đáp điều này.

Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá mức độ ưu tiên và ủy quyền khối lượng công việc có thể mang lại lợi ích cho bạn, cũng như cách quản lý các công việc hàng ngày của bạn theo cách hiệu quả hơn.

3. Cho dù đó là kết nối với đồng nghiệp làm việc tại nhà hay một nhóm làm việc ở một quốc gia khác, cộng tác trên đám mây là một cách thiết thực để nâng cao trải nghiệm làm việc của bạn.

Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá cách cộng tác trên đám mây có thể tiết kiệm thời gian, cũng như một số điều nên làm và không nên làm khi làm việc theo cách này.

V. TIPS

1. Giữ một tập giấy và một cây bút trên bàn của bạn. Dành một ngày để ghi lại mọi nhiệm vụ bạn hoàn thành và mỗi lần gián đoạn xảy ra. Vào cuối ngày, hãy xem lại hoạt động và xác định những nhiệm vụ hoặc hành vi nào đã chiếm phần lớn thời gian của bạn.

Có bao nhiêu thời gian không liên quan đến nhiệm vụ công việc thiết yếu của bạn? Điều gì đã xảy ra trong thời gian đó? Tiếp theo, hãy xây dựng một kế hoạch để giải quyết những gián đoạn này.

2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là chìa khóa để đảm bảo không chỉ cân bằng công việc và cuộc sống mà còn để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Lập danh sách việc cần làm gồm tất cả các nhiệm vụ hiện đang quay cuồng trong đầu bạn.

Sử dụng Ma trận Eisenhower, hãy chia các nhiệm vụ này ra dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng, để xác định hành động nào cần được chú ý ngay lập tức. Bạn có thể sử dụng phương pháp này cho các công việc lặt vặt cần hoàn thành trong nhà hoặc cho các công việc chuyên môn.

3. Chọn một hệ thống dựa trên đám mây trực tuyến, như Google Trang tính hoặc Microsoft OneDrive. Tạo một tài liệu mới và chia sẻ nó với đồng nghiệp hoặc bạn bè, đặt các cấp độ quyền khác nhau cho những người khác nhau.

Thực hành đặt cho mọi người một nhiệm vụ để hoàn thành một hành động nhất định và lưu ý cách bạn có thể làm việc cùng một lúc. Khám phá các chức năng như trò chuyện và nhận xét để giao tiếp.

V. Tham khảo thêm

Xây dựng sự tự tin bằng cách tự tiếp thị bản thân (Self-promotion)

Hướng dẫn tiếp thị bản thân để tìm được công việc như mong đợi

Google Tài liệu

G Suite của Google Cloud

Trung tâm kiến ​​thức G Suite

Google Drive

Để lại bình luận